美国研究所财务管理办法
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| 发表时间： | 2014-04-10 15:55:17 |
| 标 题： | 美国研究所财务管理办法 |
美国研究所财务管理办法
为加强本所财务管理工作，进一步规范和简化财务报销程序和手续，方便职工办理财务报销业务，提高工作效率，依据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《中国社会科学院哲学社会科学创新工程经费管理办法》等规定，结合我所实际，特摘编本“办法”，以便于全所同志在实际工作中掌握。
一、关于举办学术会议、外出调研等有关工作的财务规定
（一）学术会议费支出的报销
1. 会议费开支实行综合定额控制，450元/人.天。综合定额标准是会议费开支的上限，大家应在此标准内结算报销。
2. 按照《中央和国家机关会议费管理办法》的规定，我所举办的会议属于“四类会议”，规模一般不得超过50人。
3. 参会人员在50人以内且无外地代表的会议，原则上在所内会议室召开，不安排住宿。因为特殊原因需要到所外定点饭店召开的会议，请向所领导或创新工程首席管理提交书面申请报告，获得批准后进行。
4. 由我所主办的、在所外召开的会议原则上应当执行政府采购规定，会议定点酒店、宾馆请在“中央政府采购网-电子化政府采购平台”（http://www.zycg.gov.cn/）查询。
5. 我所主办会议的会议计划和会议预算须事先报请所领导或创新工程首席管理核批。
6. 报销时除了提供经过核批的会议计划和会议预算外，还须提供会议通知、议程、参会人员签到表（见附件四）、会议纪要以及会议支出明细表等原始资料。在所外定点饭店召开的会议还需要提供经过所领导或创新工程首席管理核批的请示报告，以及“中央国家机关政府采购电子验收单”。
7. 参加由外单位主办的、在所外或京外的学术会议，报销时须提供有本人姓名的、加盖办会单位公章的、正式的书面会议邀请函（无本人姓名的、复印的会议邀请函无效）。
8. 会议中发生的“参会专家咨询费、发言费”应当按照我所上报院科研局、财计局和创新办备案的标准进行发放（即，部级领导、知名专家学者：1000元/人/次；资深教授：800元/人/次；一般科研人员：500元/人/次）。会议中发放的“专家咨询费、发言费、交通费”等纳入会议费支出，但是不能突破会议费支出综合定额标准（即450元/人.天），且不允许给本所进入创新工程的参会人员发放。（领取会议专家咨询费的人员，必须在参会人员签到表中签名）
9. 会议讲课费（税后）执行《中央国家机关培训费管理办法》规定的标准：（1）副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元（税前1050元）；（2）正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2000元（税前2300元）；（3）院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元（税前3550元）。此项费用在不突破会议费支出综合定额标准（即450元/人.天）的情况下纳入会议费支出核算。
10. 会议会务费收入应及时上缴所财务部门，不得以收抵支。
（二）调研费支出的报销
1. 京内调研出现的餐费和市内交通费须纳入20%的“小三票”控制比例中核算。
2. 京外调研须提前到所办公室领取《差旅审批单》，按照要求填写完毕并报请所领导或创新工程首席管理审批。
3. 京外调研出现的差旅费用报销，须提供经过所领导或创新工程首席管理核批的《差旅审批单》和《调研计划书》。调研计划书应当包含调研时间、地点和调研内容、调研对象等。
4. 调研活动中出现的“调研专家访谈费”，应当按照我所备案的标准发放（即部级领导、知名专家学者：400元/小时；资深教授300元/小时；科研人员200元/小时；），该项费用的支出将纳入10%的“劳务费”控制比例中核算。
5. 境外调研活动，须在年初编制调研预算并上报院外事局、创新办和财计局核批。
6. 境外调研差旅报销时除了提供《调研计划书》，还须附有院外事局或创新办的正式批文、出国信息事前公示、出国情况事后公示、《临时出国代表团组外汇开支预算表》、《中国银行外汇“兑换水单”》、《临时出国用汇核销表》、《中国社会科学院因公出国团组、人员国外费用开支报销清单》、《国外开支明细表》。
（三）差旅费报销
差旅费报销根据《中央国家机关和事业单位差旅费管理办法》(财行[2013]531号)规定办理，报销时须附《出差审批单》。
1. 工作人员出差期间的城市间交通费开支标准：按照规定标准乘坐交通工具，凭据报销，超标部分自理。
乘坐交通工具的等级见下表：
| 交通工具 级 别 | 火车（含高铁、动车、全列软席列车） | 轮船（不包括旅游船） | 飞机 | 其他交通工具（不包括括出租小汽车） |
| 部级及相当职务人员 | 火车软席（软座、软卧），高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座 | 一等舱 | 头等舱 | 凭据报销 |
| 司局级及相当职务人员 | 火车软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座 | 二等舱 | 经济舱 | 凭据报销 |
| 其余人员 | 火车硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座 | 三等舱 | 经济舱 | 凭据报销 |
2. 国内机票报销须提供加盖中国民航发票专用章的“航空运输电子客票行程单”并附登机牌。
3. 国际机票报销：
①境内购买须提供加盖收款单位发票专用章的“国际航空旅客运输专用发票”或电子行程单并附登机牌。
②境外购买机票须提供电子行程单并附登机牌。
4. 工作人员因公出差乘坐飞机往返机场的专线客车费用、地铁、民航发展基金、燃油附加费、航空旅客人身意外伤害保险费报销规定：乘坐飞机，往返机场的专线客车和地铁费用、航空旅客人身意外伤害保险费（限每人次一份），民航发展基金、燃油附加费凭据报销。
5. 工作人员出差期间的住宿标准：副部长级人员住套间，司局级及以下人员住单间或标准间。
6. 国内住宿费开支标准请查询《中央国家机关和事业单位差旅费管理办法》(财行[2013]531号)。出差人员无住宿费发票，一律不予报销住宿费。
7. 出差人员的伙食补助费按出差自然（日历）天数计算，按规定标准包干使用，标准请查询《中央国家机关和事业单位差旅费管理办法》(财行[2013]531号)。
8. 出差人员的市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人每天80元。
9. 工作人员根据院、所科研计划安排，从事国情调研专项活动，到县级和县级市以下基层或边远地区出差的可按标准凭据报销，也可根据在基层工作的实际天数，实行伙食补助费和市内（城镇内）交通费的综合包干补助。
10. 工作人员外出参加会议，会议统一安排食宿的，会议期间的住宿费、伙食补助费和公杂费由会议主办单位按照会议费规定统一开支，在途期间的住宿费、伙食补助费和公杂费按照差旅费规定报销。
11. 工作人员出差期间，事先经所领导批准就近回家探亲办事的，其绕道交通费，扣除出差直线单程交通费，多支出的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费和公杂费。工作人员出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的费用，均由个人自理。
12. 会议、会务、培训等费用报销须提供加盖办会单位公章的、正式的会议邀请函；如无会议邀请函或所报费用与邀请函不符，原则上不予报销。考察费一律不予报销。
13. 出差期间实际发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。
14. 根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于坚决制止公款出国（境）旅游的通知》（中办发[2009]12号）文件规定，不得用公款报销违反规定持因私证件出国（境）的费用。 出境参加会议、合作科研、交流、进修等费用报销须提供经外事局或相关部门批准的出国批文。出国签证费、代办手续费等出境相关费用须由主管外事的所领导或所外事部门签字验收后，按审批程序报销。
15. 海外调研差旅标准请查阅《中国社会科学院因公临时出国经费管理办法》（社科[2014]国际字14号）
（四）办公用品、图书资料费、复印等费用报销
1. 办公用品、耗材（包括电脑耗材）、配件（包括电脑配件）费用报销，单张发票金额应当控制在壹仟元以内，须提供原始购货清单，无清单不予报销。
2. 图书资料费用报销，单张发票金额应当控制在捌佰元（800元）以内并附购书清单。价值在捌佰元（800元）以上的图书资料、学科建设资料等，应由项目组提出需求，通过所图资部门统一购置；或经所领导批准后由项目组购买，并计入所固定资产账。
3. 严禁人为拆分图书资料费、办公用品等费用发票，大额、批量购置图书资料必须纳入我所固定资产管理系统，计入固定资产账后方能予以报销。
4. 通过网络国（境）外购置图书资料须提供境外发票或收据，以及海外邮寄的图书明细单，并附银行支付凭证。
（五）关于设备购置
1. 购买科研设备需按照以下步骤申请：
（1） 由项目组提出书面申请，报经所固定资产管理部门审核，上报所领导审批。
（2） 按季度申报购置计划，即每年的11月、2月、5月、8月必须向所固定资产管理部门报送下季度设备购置计划，由所固定资产管理部门通过“中央国家机关政府采购平台”进行统一购置。
（3） 需要申报购置计划的采购物品包括台式计算机、打印机、便携式计算机、复印机、传真机、扫描仪、空调机、碎纸机和复印纸。
（4） 没有申报购置计划的申请，按照社科[2013]财字35号文件的规定将不能购买。
2. 办公家具应当由所办公室根据需要进行统一规划，集中购置。
（六）内部报告稿酬发放：
内部报告稿酬的发放标准上限为100元/千字。按照创新工程经费管理办法的规定，所有内部报告稿酬发放范围仅限于所外人员和所内未进入创新岗的人员（其他文件另有规定除外），该项费用纳入10%“劳务费”控制比例核算。
（七）医药费报销
请参见所务公告栏《美国研究所医药费报销管理规定》
二、财务报销程序
（一）费用支付方式
使用财政拨款报销的各项经费，费用结算时应当使用支
票和公务卡。确需使用现金结算的，请事先向所领导书面申
请，并经核批后进行。
购买机票款必须使用公务卡和银行转账方式结算（此项规定适用于在我所管理的所有经费）。
可以使用现金结算的项目为：签证费、快递费、过路过桥费、出租车费、火车票、长途汽车票、托运费、邮寄费、小额复印费（200元以下）。（《中国社会科学院关于实施公务卡强制结算目录的通知》社科[2011]财字46号）
公务卡的使用办法请参见《美国研究所公务卡使用管理规定》（2012年2月试行）
（二）支票申领和使用
经办人填写支票申领单——所领导审批。
支票出现银行退回时：请经办人员将退回的支票交回财务部门，并重新填写“支票申领单”申领新的支票（支票申领单需注明退回的支票号码、退回的原因、以及申领的日期）。
如支票申领后，在十日内（含领取日）未能使用，经办人必须将支票退回财务部门。
如申领的支票遗失，经办人须立即将支票遗失经过、支票号、支票金额、支票用途等情况书面上报所领导审批，并交财务部门备案，由财务部门通知银行予以核销。
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（三）报销票据 供暖费抬头按照原规定，即“中国社会科学院美国研究所（报销人姓名）”。
（四）报销期限 根据年终结账的需要，我所每年的报销截止日定为当年的12月20日。 当年票据应在年终报销截止日前报销完毕，其中12月份发生的、未能及时报销的医药费，可以延长至次年1月31日前报销，过期不予报销。 1. 报销人报销各项费用时，须按报销内容填制相应的报销单并在经办人栏签字，报销时需注明经费开支渠道和项目。 2. 各项费用报销均实行授权审核制度： ①一般项目经费报销时需由研究室主任签字验收，研究室主任报销时需由研究室副主任签字验收（如研究室副主任空缺，则由党支部书记或党支部副书记签字验收）。 ②创新工程项目经费由创新工程首席研究员签字验收，首席研究员报销时需由指定人员进行验收。 ③报销时由出纳对单据和报销手续进行审核，主管会计进行复核并上报法人或财务主管领导核准签字后予以报销。
（八）各类劳务、津贴、人员费用报销 1. 各类劳务、补贴、津贴等均需发放至个人账户；报销时需提供收款人在中国境内的银行“储蓄卡”卡号、身份证号码，并按税法规定缴纳个人所得税。发放时需提供收款人姓名、银行储蓄卡卡号、开户银行地址、身份证号、金额的电子文档，由财务部门统一发放至所得人的个人帐户（表格见附件一、附件二）。 2. 各项目经费发放的劳务性酬金除学科带头人或项目负责人签字外还须经所领导或创新工程首席管理核批。
（九）暂付款项支付及结算 1. 所内正式在编职工才能办理借款，借款时需填写“借款单”，借款单的各栏目须如实详细填写，并按有关财务制度规定办理审批手续。 2. 借款必须一事一借，一事一清，当月所借款项必须在本月内结算，前账不清，后账不借。 3. 公务活动和科研活动备用金借款不予办理。 4. 职工调离、退休、离职前须到财务部门结清借款，短期无法结清由接收人重新办理借款手续。
三、附则 （一）财务报销中涉及会议费、调研费、差旅费等支出，使用财政拨款的各项经费（包括创新工程、院级课题、所级课题、社科基金项目）试用本规定。 （二）横向课题经费按照与出资方签订的约定执行，无约定的按照本规定执行。 （三）本规定由所财务部门负责解释。 |
